Sælger I emballeret vare i mere end ét EU-land, er der et spørgsmål, der nemt overses i forberedelsen til de nye regler: hvilket sprog skal EU-overensstemmelseserklæringen være på? Svaret er ikke “dansk” eller “engelsk” som standard. Det afhænger af, hvor I sælger, og det kan betyde, at I skal kunne levere erklæringen i flere sprogversioner.
Sproget følger markedet
Reglerne siger, at erklæringen skal kunne stilles til rådighed på et sprog, som myndighederne i det land, hvor emballagen bringes på markedet, kræver. Sælger I kun i Danmark, er dansk normalt nok. Sælger I også i Tyskland, Frankrig eller Sverige, kan myndighederne dér forlange erklæringen på deres sprog.
Det betyder, at en erklæring ikke nødvendigvis er “én fil til hele EU”. Den kan skulle findes i flere versioner, afhængigt af jeres markeder.
Hvorfor det er en praktisk udfordring
For en virksomhed med få markeder og få emballagetyper er det til at overskue. Men kombinationen af mange emballagetyper og flere lande ganges sammen: hver type kan skulle have en erklæring på flere sprog. Og når en erklæring opdateres, fordi et materiale skifter, skal alle sprogversioner opdateres, ikke kun den ene.
Det er her, manuel håndtering bliver tung. At oversætte og vedligeholde mange versioner i hånden er både tidskrævende og en kilde til fejl, hvis en sprogversion kommer ud af trit med de andre.
Indholdet er det samme, formen tilpasses
Det vigtige er, at det er den samme erklæring, blot på et andet sprog. Strukturen er fastlagt i reglernes bilag og er ens på tværs af EU, så I opfinder ikke et nyt dokument per land. I oversætter det samme indhold, og I sikrer, at oplysningerne, nummer, identifikation, ansvarssætning, er korrekte i hver version.
Sådan holder I styr på det
- Lav en oversigt over jeres markeder og hvilke sprog, der kan kræves.
- Knyt sprogversionerne til den samme emballagetype, så I kan se, at de hænger sammen og opdateres samlet.
- Undgå at oversætte i løse dokumenter. Når erklæringen genereres ud fra emballagens data, kan sprogversionerne holdes synkrone. Skal samme erklæring findes på flere sprog, kan versionerne holdes samlet i Repax Declare, så en opdatering slår igennem alle steder.
Ofte stillede spørgsmål
Er engelsk nok til hele EU?
Ikke nødvendigvis. Nogle landes myndigheder kan kræve erklæringen på deres eget sprog. Det afhænger af markedet.
Skal vi oversætte hele den tekniske dokumentation også?
Kravene til sprog gælder erklæringen. Tjek, hvad der gælder for dokumentationen i de enkelte markeder, men selve erklæringen er det, der oftest skal kunne leveres på det lokale sprog.
Hvad hvis vi kun sælger online til flere lande?
Så er I på markedet i de lande, I sender til, og sprogkravet gælder på samme måde. E-handel fritager ikke for det.
Artiklen er generel vejledning, ikke juridisk rådgivning. Tjek de gældende EU-regler for de markeder, I sælger på.